Automatiser le suivi des frais kilométriques : un véritable gain de temps et d’argent

La gestion des frais kilométriques est une tâche incontournable pour les entreprises, mais elle peut rapidement devenir chronophage et source d’erreurs. Découvrez comment l’automatisation du suivi des frais kilométriques peut vous faire gagner du temps, réduire les erreurs et optimiser vos dépenses.

Pourquoi automatiser le suivi des frais kilométriques ?

Le suivi des frais kilométriques est une obligation pour les entreprises qui remboursent leurs salariés pour les déplacements professionnels effectués avec leur véhicule personnel. Cette gestion manuelle des notes de frais implique un travail conséquent, tant pour l’employé qui doit conserver et transmettre ses justificatifs, que pour l’entreprise qui doit vérifier, valider et rembourser chaque demande. De plus, cette méthode traditionnelle est propice aux erreurs de saisie, oublis ou fraudes, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

L’automatisation du suivi des frais kilométriques permet de simplifier cette gestion en centralisant toutes les informations relatives aux déplacements professionnels (dates, distances parcourues, motifs…) dans un outil unique. Ce système permet également de calculer automatiquement le montant à rembourser selon le barème légal en vigueur, ce qui limite les erreurs et facilite le traitement des demandes. Enfin, l’automatisation permet un meilleur contrôle des dépenses professionnelles, grâce à des tableaux de bord et des rapports détaillés.

Comment fonctionnent les solutions d’automatisation du suivi des frais kilométriques ?

Les solutions d’automatisation sont généralement proposées sous forme d’applications mobiles ou de logiciels en ligne, accessibles depuis un ordinateur ou un smartphone. Elles permettent aux utilisateurs de saisir rapidement et facilement les informations relatives à leurs déplacements, en renseignant par exemple le lieu de départ et d’arrivée, la date, le motif du déplacement et la distance parcourue. L’outil se charge ensuite de calculer automatiquement le montant à rembourser en fonction du barème légal en vigueur.

Certaines solutions offrent également la possibilité de géolocaliser les trajets, ce qui facilite grandement la saisie des données et évite les erreurs liées à l’estimation des distances. De plus, ces outils intègrent souvent des fonctions avancées telles que la gestion des justificatifs (factures de péage, tickets de parking…) ou la classification automatique des dépenses selon leur nature (repas, hébergement…).

Quels sont les bénéfices pour l’entreprise et les salariés ?

L’adoption d’une solution d’automatisation du suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages tant pour l’entreprise que pour ses salariés :

• Gain de temps : fini les saisies manuelles fastidieuses et les calculs d’indemnités kilométriques à la main. Les salariés peuvent enregistrer leurs déplacements rapidement, tandis que l’entreprise traite plus facilement les demandes de remboursement.
• Réduction des erreurs : les outils automatisés permettent de limiter les erreurs de saisie et de calcul, en respectant le barème légal en vigueur.
• Meilleur contrôle des dépenses : grâce aux tableaux de bord et rapports détaillés, l’entreprise peut suivre et analyser ses dépenses professionnelles, afin d’optimiser sa politique de remboursement des frais kilométriques.
• Conformité légale : en s’appuyant sur une solution automatisée, l’entreprise s’assure du respect du barème légal et limite ainsi les risques de litiges avec ses salariés ou l’administration fiscale.
• Satisfaction des salariés : un traitement plus rapide et transparent des demandes de remboursement contribue à améliorer la satisfaction et la motivation des salariés.

Quels critères prendre en compte pour choisir une solution d’automatisation ?

Pour sélectionner la solution d’automatisation du suivi des frais kilométriques la plus adaptée à votre entreprise, plusieurs critères doivent être pris en compte :

• L’ergonomie et la facilité d’utilisation : optez pour une solution intuitive et simple d’utilisation, tant pour les salariés que pour le service comptable ou les gestionnaires de notes de frais.
• La compatibilité avec vos outils existants : assurez-vous que la solution choisie s’intègre facilement à votre système d’information (logiciel de comptabilité, gestion des ressources humaines…).
• La personnalisation : certaines solutions offrent la possibilité de personnaliser les paramètres en fonction des spécificités de votre entreprise (barème interne, catégories de dépenses, validation hiérarchique…).
• Le support et l’accompagnement : préférez une solution proposant un service client réactif et compétent, pour vous aider en cas de besoin.

Automatiser le suivi des frais kilométriques est un véritable atout pour les entreprises, qui peuvent ainsi gagner du temps, réduire les erreurs et optimiser leurs dépenses professionnelles. En optant pour une solution adaptée à leurs besoins et à leur organisation, elles contribuent également à améliorer la satisfaction et la motivation de leurs salariés.